התאמת תחומי אחריות וסמכות בעסק משפחתי

בעסקים משפחתיים, חלוקת התפקידים והסמכויות מתפתחת לאורך השנים בהתאם למעורבותם של בני המשפחה בעסק. עם הצטרפות בני משפחה נוספים, התרחבות הפעילות או שינוי ביכולות ובצרכים של המנהלים, עשוי להיווצר פער בין חלוקת האחריות הקיימת לבין צורכי העסק.

מתי נדרשת התאמה של תחומי אחריות וסמכות?

במהלך חייו של עסק משפחתי מתרחשים שינויים המחייבים לבחון מחדש את חלוקת התפקידים. לעיתים מדובר בכניסת בני הדור הבא לעסק, המבקשים לקבל אחריות ולהביא לידי ביטוי את כישוריהם. במקרים אחרים בני הדור המייסד מבקשים לצמצם את מעורבותם, או להמשיך להיות שותפים להחלטות מרכזיות גם לאחר שהעבירו חלק מתפקידיהם.

גם צמיחה עסקית עשויה לחייב שינוי. חלוקת תפקידים שהתאימה לעסק קטן, שבו בני המשפחה היו מעורבים כמעט בכל תחום, עשויה להקשות על ניהול עסק גדול ומורכב יותר. במצבים כאלה עולה הצורך להגדיר תחומי אחריות ברורים, להסדיר סמכויות לקבלת החלטות ולבחון אילו תפקידים נכון שימלאו בני המשפחה ואילו ניתן להפקיד בידי מנהלים מקצועיים.

לעיתים הצורך בשינוי מתגלה דווקא כאשר העסק מתקשה לעמוד ביעדיו. פערים בין האחריות המוטלת על בעלי תפקידים לבין יכולותיהם, ריכוז החלטות בידי אדם אחד או היעדר סמכות מספקת למנהלים עשויים לפגוע בתפקוד השוטף ובתוצאות העסקיות.

אבחון המבנה הארגוני וחלוקת התפקידים

בתהליך הייעוץ אני בוחנת את הפעילות העסקית, את תחומי האחריות והסמכות של בעלי התפקידים ואת האופן שבו מתקבלות החלטות. באמצעות שיחות עם בני משפחה ועם מנהלים ועובדים נוספים שאינם בני משפחה לפי הצורך, לצד בחינת תהליכי העבודה והתוצאות העסקיות, אני מזהה תחומים שבהם נדרשת התאמה של המבנה הארגוני וחלוקת התפקידים.

האבחון מאפשר לבחון את חלוקת העבודה הקיימת מנקודת המבט של צורכי העסק: האם האחריות מחולקת באופן שמאפשר לכל תחום לפעול ביעילות? האם למנהלים יש סמכות לקבל את ההחלטות שבאחריותם? האם כישוריהם וניסיונם של בעלי התפקידים באים לידי ביטוי? והאם קיימים תחומים שבהם מעורבותם של כמה גורמים יוצרת כפילות, עיכובים או חוסר בהירות?

בעסק משפחתי יש חשיבות מיוחדת לבחינה הזאת, משום שתפקידים וסמכויות עשויים להיות מושפעים גם מההיסטוריה של העסק, ממעמדם של בני המשפחה ומהאופן שבו התפתחו היחסים ביניהם לאורך השנים.

גיבוש חלוקת אחריות וסמכות מותאמת

על בסיס האבחון אני מגבשת המלצות לחלוקת אחריות וסמכות המתאימה לצורכי העסק ולכישורים של האנשים הפועלים בו. ההמלצות יכולות לכלול העברת אחריות בין בני משפחה, הרחבה או צמצום של סמכויותיהם של מנהלים מקצועיים שאינם בני המשפחה, ועוד.

בהתאם לצורכי העסק, השינוי עשוי לכלול הגדרה מחודשת של תפקידי ניהול, העברת תחומי פעילות למנהלים המתאימים להם, קביעת סמכויות לקבלת החלטות והסדרת ממשקי העבודה בין בעלי התפקידים.

לדוגמה, כאשר מנהל העסק מרכז בידיו תחומי אחריות רבים, ניתן לבחון אילו מהם מחייבים את מעורבותו האישית ואילו נכון להעביר למנהלי המחלקות. שינוי כזה עשוי לאפשר למנהל להתמקד בתחומים שבהם תרומתו משמעותית יותר, ולמנהלים האחרים לקבל אחריות וסמכות התואמות את תפקידם.

מערך ההמלצות מובא לדיון של מקבלי ההחלטות כבסיס ליישום השינויים כך שיביא לידי ביטוי את הרצונות, הציפיות ויחסי הכוחות בין המעורבים, ולבניית הסכמות שיאפשרו להוציא את ההחלטות אל הפועל.

ליווי ביישום השינויים

לאחר קבלת ההחלטות אני מלווה את בעלי התפקידים ביישום חלוקת האחריות והסמכויות החדשה. הליווי עשוי לכלול עבודה אישית עם מנהלים המתמודדים עם שינוי בתפקידם, סיוע בהסדרת ממשקי העבודה ותהליכי קבלת ההחלטות, והתמודדות עם קשיים המתעוררים במהלך היישום.

תהליך ההטמעה מאפשר לבחון כיצד ההחלטות פועלות במציאות, לזהות צרכים ותובנות חדשים ולבצע התאמות נוספות ככל שנדרש, כדי לבסס את השינוי בעבודתו השוטפת של העסק.

שינוי בחלוקת האחריות והסמכויות עשוי להיות משמעותי במיוחד עבור מי שניהלו את העסק במשך שנים והתרגלו להיות מעורבים בהחלטות רבות. גם מנהלים המקבלים אחריות חדשה עשויים להזדקק לליווי כדי לפתח עצמאות בקבלת החלטות ולהתמודד עם הציפיות החדשות מהם.

לכן, במסגרת הליווי אני מסייעת למנהלים ולבעלי העסק להתמודד עם האתגרים שעולים במהלך השינוי, לבחון את תוצאותיו ולבסס בהדרגה דרכי עבודה המתאימות למבנה הארגוני החדש.

דינה קידר מומחית בארגון, ניהול, גישור ואימון עסקי בעלת ניסיון של למעלה מ-20 שנה בעבודה עם עסקים משפחתיים