תכנון נכון של הפעילות העסקית ושל הפיתוח העסקי יכולים להשתפר פלאים כאשר הם מבוססים על נתונים.
אילו נתונים אתם מתעדים?
הנתונים שמומלץ לתעד הם נתונים בהם תשתמשו כדי להבין את מצב העסק ולקבל החלטות לגבי מהלכים עתידיים.
האם העסק רווחי? אלו מהמוצרים או השירותים מניבים את הרווחיות הגבוהה ביותר? אלו מוצרים הם הפסדיים? מהם הלקוחות אתם היקף הפעילות גדול / בצמיחה / בירידה / רווחי / הפסדי? מיהם הספקים שנותנים מענה מתאים? מהי התפוקה של כל עובד?
נתונים יכולים להוות בסיס להחלטות ניהוליות: שינויים בהיקף כוח האדם וסוגי התפקידים, שינוי תמהיל המוצרים או השירותים, שינוי בתמחור ובהוצאות העסקיות כדי להגדיל רווחיות, תזמון הלכים יזמיים בעסק ועוד.
מומלץ להסתכל בזמנים קבועים על הפעילות העסקית מבחינת גובה ההכנסות ומקור ההכנסות מבחינת מוצרים ושירותים.
לדוגמא,
אם העסק שלכם הוא משרד עורכי דין שמתמחה בשלשה תחומים: נדל”ן, ירושות ועזבונות ודיני חברות כדאי שתבצעו ריכוז תקופתי של הנתונים לגבי מספר התיקים בהם אתם מטפלים בכל תחום ביחס להכנסות מכל תחום.
כאשר תציגו את הנתונים בתרשים מסוג זה, תוכלו לבצע פונקציה ניהולית חשובה והיא התכנון.
התפלגות תחומים לפי מספר תיקים
התפלגות תחומים לפי הכנסות
תמונה טובה מ-1,000 מילים.
ניתן לראות שתחום הירושות והעזבונות מסביר חלק גדול יותר מן ההכנסות ביחס למספר התיקים בתחום.
מנקודה זו אתם יכולים לקבל החלטות שונות שיכוונו את האופן שבו אתם פועלים מבחינת עבודה, פיתוח ושיווק של המשרד.
יתכן שתחליטו לפתח את תחום הירושות והעזבונות כי גיליתם שמספר התיקים בהם אתם מטפלים בתחום זה קטן אך הרווחיות בו גבוהה.
יתכן ותרצו לפתח את תחום דיני החברות מכיוון שהתרשים מראה בצורה ברורה שזהו התחום המרכזי מבחינת מספר התיקים במשרד. תוכלו לחקור יותר לעומק את תחום הפעילות הזה. יתכן ותחליטו לבדוק מוצרים חדשים שאפשר להציע ללקוחות הקבועים שלכם בתחום זה, אולי תבחנו דרכים יצירתיות לנהל את הקשר עם לקוחות אלה, אולי תרצו לשקול כיצד אפשר להגדיל את מספר הלקוחות בתחום זה, בו אתם מומחים, והתוצאה של ההסתכלות בנתונים תהיה הכנת תכנית שיווק והקצאת תקציב לשיווק תחום זה.
החלטות מסוג זה הן החלטות אסטרטגיות, מבוססות על נתונים והן שונות מהותית מהתנהלות שוטפת שבמהלכה פשוט מטפלים בפניות שמגיעות למשרד ללא ניסיון לכוון את הדברים.
את התכנון הזה מומלץ לעשות לפחות פעם בשנה, לגזור ממנו תכניות פעולה מתוקצבות ולמדוד את התוצאות של ביצוע ההחלטות שקיבלתם.
שנה לאחר מכן, אם תראו שההחלטות שקיבלתם בשנה הקודמת קידמו אתכם – תוכלו להמשיך באותו כיוון ואף לפתח את הקיים. אם תראו שההחלטות שקיבלתם לא קידמו אתכם, תוכלו לבחון מה הסיבה לכך ולקבל החלטות בהתאם.
פונקציית התכנון היא פונקציה ניהולית חשובה שאם תבנו אותה לתוך הפעילות העסקית השוטפת שלכם, תוכלו להעלות את המשרד / העסק שלכם לרמה הבאה מבחינת פעילות והכנסות.