ניהול ישיבות צוות אפקטיביות

אם עדיין לא מתקיימות ישיבות צוות בחברה, אזי לא בטוח שיש בהן צורך. אם כבר מתקיימות ישיבות צוות, צריך להעריך מדי פעם את תרומתן. תרומה ישירה: קידום העבודה באמצעות הדרכה, וקבלת החלטות, ותרומה עקיפה: קידום רמת הידע או הקשרים הבינאישיים בין משתתפי הישיבה.

רצוי שבישיבה ישתתפו אנשים רלוונטיים, היכולים לתרום או להיתרם באופן משמעותי על ידי השתתפות. ישיבה בה משתתפים למעלה מ-12 משתתפים נחשבת קשה לניהול ופחות אפקטיבית. מבחינת החברה רצוי לשמור על מאזן תקין בין זמן עבודה לזמן השתתפות בישיבות.

הישיבה צריכה להיות מחולקת לשלשה חלקים: פתיחה, גוף הישיבה וסיכום. האדם שזימן את הישיבה, או מישהו שממונה מטעמו, צריך לפתוח את הישיבה. להגדיר את מטרותיה, את סדר האירועים בישיבה (מה הולך לקרות) ואת בעלי התפקידים. בסוף הישיבה כדאי שאותו אדם שמנהל את הישיבה יסכם בקצרה את מה שקרה.

מבחינת סדר העלאת הנושאים לדיון, כדאי להעלות ראשון את הנושא המרכזי שלשמו כונסה הישיבה.

המכשיר הסלולרי מחבר אותנו לעולמות תוכן אחרים בזמן הישיבה. בישיבה אפקטיבית המכשירים הניידים לא צריכים להיות זמינים למשתתפים. אם אין אפשרות להתנתק למשך הישיבה, מומלץ להפקיד את הטלפונים אצל מזכירה שתהיה אחראית לתת מענה על פניות דחופות.

יש לקבוע כללי התנהגות לזמן הישיבה ולציין אותם בתחילתה. כמה כללי בסיס: על כל דובר לשמור על מסגרת זמן סבירה שנגזרת מסדר היום. יש לשמור על כבוד הדוברים: לא לנהל שיחות פרטיות או להעיר הערות פוגעות. אם עומדות להתקבל החלטות בזמן הישיבה יש להסביר מראש כיצד יתקבלו ההחלטות.  במידת הצורך, מנהל הישיבה יקבע את סדר הדוברים על פי תרומתם הפוטנציאלית לנושאים הנדונים.

 חשוב לשמור על דינמיקה חיובית, ומיקוד בנושאים שלשמם הישיבה מתכנסת. אם הנושאים שלשמם התכנסה הישיבה תופסים תפנית, מומלץ לעצור את הדיון ולהעביר את הנושא שעלה, במידה והוא חשוב, לדיון במסגרת אחרת.

התפקיד הכי חשוב בישיבה הוא מנהל הישיבה. ביכולתו לקבוע את איכות הישיבה. מנהל הישיבה יקבע את מהלכה ובמידה רבה גם את תוצאותיה.

כמו כן, כדאי למנות אדם שיהיה אחראי על שמירת הזמנים באופן שלא תהיה חריגה משמעותית ממסגרות הזמן שהוקצבו מראש, ואדם שיהיה אחראי לרישום פרוטוקול.

יש לטפל בזימון מסודר של המשתתפים. לזמן את כל מי שצריך להשתתף, לפרסם לו"ז לישיבה שכולל את הנושאים שיידונו ובצידת הצורך להמליץ על חומרים לקריאה לקראת הישיבה ודברים נוספים שיש להכין כדי שמהלך הישיבה לא יפגע (כדי שלא יהיו חסרים דברים באופן שיפגע במהלך השוטף של הישיבה). זאת על מנת לאפשר למשתתפים להגיע מוכנים ולנצל את הישיבה למטרה שלשמה כונסה.

פרוטוקול ישיבה צריך להיות קצר (בין חצי עמוד לעמוד). הפרוטוקול יכלול בפתיח את התאריך בו התקיימה הישיבה, ואת שמות המשתתפים ובגוף הפרוטוקול ירשמו הנושאים שנדונו (ככותרות), ההחלטות שהתקבלו והאחראים לביצוע כל פעולה (כולל לוחות זמנים לביצוע ההחלטות). הפרוטוקול יופץ למשתתפי הישיבה תוך 24 שעות.

ישיבות הינן כלי עבודה חשוב מפני שהן מאפשרות מפגש בין אנשים שיכולים לייצר ביחד מה שלא יוכלו לייצר בנפרד. עובדים רבים מבלים חלק משמעותי מזמן העבודה שלהם בישיבות, וככל שמתקדמים בקריירה – בדרך כלל פרופורצית הזמן המוקדשת לישיבות תעלה. מסיבה זו חשוב שזמן הישיבות יהיה משמעותי, יעיל ואפקטיבי. הכללים הנ"ל יעזרו לכם לנצל טוב יותר את המשאבים המושקעים בקיום ישיבות