אי אפשר להגזים בחשיבותו של המבנה הארגוני כתשתיות חשובה לתפקוד מיטבי של מקום עבודה.
המבנה הארגוני מגדיר את הגדרות התפקיד, הצוותים, ההיררכיה (אם יש), הממשקים ואת זרימת המידע.
איך נזהה שהמבנה הארגוני לא עובד טוב?
- מצבים בהם חלקים מהעבודה לא מתבצעים כלל
- יש משימות שמתבצעות יותר מפעם אחת על ידי עובדים שונים (חפיפה).
- ישנם מצבים בהם לעובדים לא ברור למי הם צריכים לדווח וממי לקבל משימות.
- הלקוחות והספקים לא יודעים למי לפנות
מכלול של מצבים לא רצויים הפוגעים בתפקוד השוטף של הארגון.
מתי נדרש לעשות שינוי במבנה הארגוני?
- כאשר העסק צומח ויש צורך להוסיף עובדים חדשים.
- כאשר שינויים בסביבת הארגון מכתיבים צורך להוסיף או להפחית פעילויות.
- כאשר מוסיפים תחומים, מתרחבים, או מצמצמים את הפעילות או מתמקדים.
- כאשר נכנסות טכנולוגיות ושיטות חדשות.
שינוי מבנה ארגוני קיים
תהליך שינוי של המבנה הארגוני הוא מורכב ודורש מקצועיות בהבנת המערכת ובתכנונה המיטבי.
הפרקטיקה המומלצת בעת שינוי המבנה הארגוני היא לערב ולעדכן את כל העובדים שיהיו מושפעים מן השינויים בחלוקת התפקידים. להסביר את המניעים לשינוי, את היתרונות שצופים שהשינוי יביא, את המורכבות והקשיים שעשויים לעלות בתהליך הפיתוח וההטמעה, שחלק מהן לא ניתן יהיה לצפות מראש. לא פחות חשוב להקשיב לעובדים, לשמוע מהם את הפערים, התסכולים, השאיפות לקראת חלוקת התפקידים העתידית.
שלבי עדכון המבנה הארגוני
תהליך שינוי של מבנה ארגוני יכלול:
- מיפוי של המבנה הקיים
- בדיקת הצרכים העתידיים,
- פיתוח מספר חלופות לדיון
- בחירת החלופה המועדפת
- הטמעת המבנה המעודכן לפי תוכנית הטמעה ותוך מעקב אחר השפעות ותיקונים נדרשים.
סוגים של מבנה ארגוני
פונקציונלי? מחלקתי? מטריציוני? אופקי? מחלקות שונות בתוך ארגון עשויות להיות בעלות מבנה ארגוני שונה – כזה שתורם לתוצאות הטובות ביותר.
6 שאלות יסוד בסיס בעת ביצוע שינוי במבנה הארגוני
1. מה עובד טוב בחלוקת התפקידים הנוכחית, בהיררכיה ובזרימת המידע?
את אלה נרצה לשמר
2. תחומי פעילות – מהם השינויים הצפויים בעתיד הנראה לעין בתחומי הפעילות של הארגון?
3. מדרג ניהולי – האם ישנם מנהלים שמבצעים עבודות שיכולות להיעשות על ידי עובדים שאינם מנהלים? האם ישנם עובדים שיתקדמו לדרג ניהולי שיהיה צורך ללוות אותם באמצעות הקניית המיומנויות הניהוליות הנדרשות?
4. מידע – מהו המידע המתועד בארגון, כיצד הוא מתועד, מהם השימושים במידע? האם ולמי צריך שהמידע יגיע במבנה הארגוני העתידי?
5. עומס – היכן יש מקומות של עומס מופרז ברמה שהוא פוגע או לא הוגן.
6. מבנה ארגוני בלתי פורמלי – מהם הקשרים הקיימים כיום שאינם מוגדרים במבנה הארגוני – קשרים בלתי פורמליים – באילו נושאים? אילו מהם חשוב לשמר ואפילו למנף?
הגדרות תפקיד
הגדרות תפקיד יכולות להוות כלי עבודה המסייע בעת גיוס עובדים, קבלת עובד חדש לתפקיד, קידום והטמעת שינוי.
יש להיזהר מיצירה של תופעת "ראש קטן" כאשר מספקים הגדרת תפקיד "סגורה" שהעובד עשוי להשתמש בה כדי להימנע מביצוע עבודות שאינן כתובות בה.
בשוק הדינמי של היום יתכנו שינויים תכופים במבנה התפקיד. מסיבה זו רצוי שהגדרת התפקיד תהיה גמישה, פתוחה ומאפשרת התאמה לצרכי הארגון והשוק.